Dashboard laten maken

Een dashboard is zinvol als dezelfde vraag steeds terugkomt en het antwoord in data staat die al ergens wordt vastgelegd. Hoeveel meldingen staan open per wijk, hoe loopt de doorlooptijd van vergunningen, hoeveel bezoekers had het loket deze week? Wie die cijfers elke maand met de hand uit exports in een spreadsheet plakt, verliest tijd en maakt vroeg of laat een fout.

Een dashboardtraject past bij organisaties die:

• meerdere bronnen hebben, zoals een zaaksysteem, een boekhouding en een spreadsheet, die samen één beeld moeten geven;
• cijfers willen delen met mensen die geen licentie op een analysetool hebben, zoals een gemeenteraad, een bestuur of inwoners;
• willen kunnen uitleggen hoe elk getal tot stand komt, omdat er besluiten op worden genomen.

Het past minder goed als er maar één bron is die zelf al goede rapportages heeft. Dan is het slimmer die ingebouwde rapportage te gebruiken. Het past ook niet als de onderliggende data nog niet op orde is: een dashboard op onbetrouwbare cijfers geeft alleen sneller het verkeerde antwoord. In dat geval begint het werk bij de gegevens, en dat valt onder dataplatforms. Gaat het om een centrale opslag voor een kleinere organisatie, kijk dan bij data warehouse voor het mkb.

Microsoft noemt op de Nederlandse prijspagina van Power BI, gelezen op 11 oktober 2026, de volgende bedragen. Ze zijn per gebruiker per maand, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw.

Het belangrijkste punt staat niet in de prijs, maar in de licentievoorwaarden. Microsoft schrijft in de documentatie over licentietypen:

Only Power BI Pro users can publish, share, or consume other Pro users' content unless it resides in a Power BI Premium capacity.

Bron: Microsoft Learn, Power BI service features by license type, gelezen 11-10-2026.

In gewone taal: wie een gedeeld dashboard wil bekijken, heeft zelf ook een betaalde licentie nodig, tenzij de organisatie capaciteit vanaf F64 of Premium afneemt. Voor een organisatie met honderd kijkers is dat bij Pro € 1.210 per maand aan licenties, alleen om te kunnen kijken. Prijzen veranderen; controleer ze op de dag dat u beslist.

Drie bekende open source tools zijn Metabase, Apache Superset en Grafana. Ze kunnen alle drie zonder licentiekosten per kijker op een eigen server draaien. Ze verschillen in waar ze sterk in zijn en in hun licentie.

Metabase biedt naast de gratis open source editie betaalde abonnementen aan. Op de prijspagina, gelezen op 11 oktober 2026, staat Starter voor $ 100 per maand met vijf gebruikers en Pro voor $ 575 per maand met tien gebruikers, exclusief belastingen. Die betaalde edities zijn niet nodig voor een standaard dashboard, maar kunnen interessant zijn voor functies als uitgebreide rechten of gehoste installatie.

De AGPL vraagt aandacht als u de broncode van de tool zelf aanpast en die aanpassing via een netwerk aan anderen aanbiedt: dan moet u de aangepaste code beschikbaar stellen. Voor gewoon gebruik, zonder wijzigingen aan de tool, speelt dat niet. Een korte uitleg over open source licenties bij de overheid staat in open source bij de overheid en de EUPL.

Een open source tool is niet altijd het goedkoopste of het verstandigste. Power BI is vaak de betere keuze in deze situaties:

• De organisatie heeft al licenties. Microsoft raadt aan te controleren of een bestaand Microsoft 365-abonnement al een Power BI-licentie bevat. Hebben alle kijkers er al een, dan vervalt het licentieargument grotendeels.
• Analisten werken al in Power BI. Bestaande rapporten, datamodellen en kennis bij medewerkers hebben waarde. Een overstap kost dan meer dan hij oplevert.
• Er is behoefte aan zelfbediening in Excel-stijl. Wie wil dat beleidsmedewerkers zelf modellen bouwen en draaitabellen maken, vindt in de Microsoft-omgeving een vertrouwde werkwijze.
• De organisatie wil geen eigen server beheren. Open source tools kunnen ook gehost worden, maar iemand moet updates en back-ups regelen.

Ook in die gevallen kan een open basis zinvol zijn. Leg de gegevens vast in een eigen database met gedocumenteerde tabellen en laat Power BI daaruit lezen. Dan is het dashboard vervangbaar en blijven de cijfers van de organisatie. Wie later wil wisselen, hoeft alleen de presentatielaag opnieuw te maken. Dat sluit aan bij wat we schrijven over vendor lock-in en exitstrategie.

Overheden willen cijfers vaak openbaar maken, bijvoorbeeld voor de raad of voor inwoners. Power BI heeft daarvoor de functie Publish to web. Microsoft waarschuwt in de eigen documentatie dat iedereen op internet zo'n rapport kan bekijken, zonder in te loggen, en dat ook onderliggende gegevens uit het model toegankelijk kunnen zijn, zelfs als het rapport ze niet toont. Rapporten met rijbeveiliging worden niet ondersteund.

Voor een openbaar dashboard raden we daarom een andere opzet aan. De publieke versie leest alleen uit een aparte, geaggregeerde tabel waarin geen herleidbare gegevens staan. Zo kan er niets uitlekken wat niet bewust is vrijgegeven. Bij Metabase en Superset kan dat met een eigen databasegebruiker die alleen die tabel mag lezen.

Daarnaast moet een publiek dashboard van een overheidsorganisatie toegankelijk zijn. Grafieken zijn voor een schermlezer moeilijk te volgen. Bied daarom bij elke grafiek ook de cijfers als tabel aan, met een korte tekst die de conclusie in woorden geeft, en gebruik kleuren die ook bij kleurenblindheid te onderscheiden zijn. De principes zijn dezelfde als bij kaarten; zie toegankelijke kaarten.

Wilt u de cijfers ook als dataset beschikbaar stellen, publiceer ze dan als open data naast het dashboard. Dan kan iedereen de berekening controleren. Hoe dat werkt, staat bij het open data-platform.

1. Vragen en kengetallen vastleggen. Per kengetal schrijven we op welke vraag het beantwoordt, hoe het berekend wordt en wie het gebruikt. Zonder die definities discussieert men later over het getal in plaats van over de inhoud.
2. Bronnen in kaart brengen. Waar staan de gegevens, wie beheert ze, hoe vaak veranderen ze en hoe komen we er technisch bij: via een API, een databaseverbinding of een export. Is een koppeling nodig, dan valt die onder API-koppelingen.
3. Gegevens laden en modelleren. De ruwe gegevens komen in een database, bij voorkeur PostgreSQL. Daar maken we met SQL-modellen nette tabellen per onderwerp, met tests op ontbrekende of dubbele waarden.
4. Toolkeuze en eerste versie. Op basis van de vragen en de gebruikers kiezen we een tool en bouwen we een eerste dashboard met echte gegevens. U beoordeelt het op iets wat werkt, niet op een ontwerp.
5. Rechten, toegankelijkheid en acceptatie. Wie mag wat zien, zijn de tabellen naast de grafieken aanwezig, kloppen de getallen met een handmatige controle?
6. Overdracht en beheer. U krijgt de definities, de SQL-modellen, de configuratie van de tool en een handleiding. Hosting kan bij uw organisatie of in beheer; zie cloud- en data-infrastructuur.

Het meeste werk zit meestal in stap 1 tot en met 3. De grafieken zelf zijn het kleinste deel. Daarom is de toolkeuze in deze aanpak ook omkeerbaar: de definities en modellen blijven bruikbaar als u later een andere tool kiest.

Een paar zaken liggen bij de opdrachtgever. Hoe eerder die geregeld zijn, hoe korter het traject.

• Een eigenaar per kengetal die de definitie goedkeurt en vragen over het getal beantwoordt.
• Toegang tot de bronnen, met een contactpersoon bij de leverancier of beheerder van elk systeem.
• Een besluit over openbaarheid: welke cijfers zijn intern, welke mogen naar de raad of naar buiten.
• Een privacytoets als er persoonsgegevens in de bronnen zitten. Bepaal met uw privacyfunctionaris welke gegevens het dashboard nodig heeft en op welk detailniveau.

Wat u als uitgangspunt van ons krijgt: een database met gedocumenteerde tabellen, de SQL-modellen in uw eigen repository, de configuratie van de dashboardtool, een beschrijving van elk kengetal en een instructie om zelf nieuwe grafieken te maken. Geen eigen bestandsformaat en geen afhankelijkheid van één persoon.

Twijfelt u nog tussen bouwen en kopen, of tussen verschillende tools? Dan kan een korte verkenning helpen, zie technologie- en softwareadvies. Gaat er later een aanbesteding komen: wat u in de voorbereiding van ons krijgt, is zo opgesteld dat u het met alle inschrijvers kunt delen. Een verkenning geeft geen voorkeurspositie en kan gevolgen hebben voor onze deelname aan een latere aanbesteding.