Wat kost maatwerk software en wat telt mee in de totale kosten?

TechinFlow levert zelf maatwerk software. Daarom staat op deze pagina geen enkel tarief, geen prijsindicatie en geen vergelijking met andere leveranciers. Het rekenvoorbeeld hieronder gebruikt ronde, verzonnen getallen die zichtbaar als aanname zijn gemarkeerd, zodat u de rekenmethode ziet en uw eigen waarden invult. Cijfers over de arbeidsmarkt komen uit een openbare bron van het CBS, met datum van ophalen.

Voor de vraag of maatwerk überhaupt de juiste route is, bestaat een aparte beslistabel: maatwerk of standaard software. Deze pagina gaat ervan uit dat u die keuze al heeft gemaakt en wilt weten hoe u de kosten begroot en offertes vergelijkbaar maakt.

De bouwuren zijn de zichtbaarste kostenpost, en ze volgen uit een reeks ontwerpkeuzes die u vooraf kunt benoemen. Hoe scherper u ze beschrijft, hoe kleiner het verschil tussen offerte en eindrekening.

Een vaste prijs voor het hele traject is alleen eerlijk als de omvang vaststaat. Staat die nog niet vast, dan is een vaste prijs per iteratie met een bovengrens vaak realistischer. Over de rol van de opdrachtgever tijdens het traject leest u meer op de dienstpagina maatwerk software.

Een gezaghebbende, openbare tabel met marktuurtarieven voor maatwerkontwikkeling vonden wij niet. Wat wel openbaar en controleerbaar is, zijn de arbeidskosten per gewerkt uur van het CBS. Dat is het bedrag dat een werkgever kwijt is aan een medewerker per gewerkt uur, inclusief sociale lasten, maar zonder overhead, bedrijfsrisico, winst en uren die niet worden gefactureerd. Het is dus een ondergrens voor wat een tarief moet dekken, geen tarief.

Het CBS meldt dat de tabel sinds 14 juli 2026 cijfers over 2024 bevat naast 2020 en elke vier jaar wordt aangevuld. Voor 2020 stond de IT-dienstverlening op € 45,61 per gewerkt uur, voor 2024 op € 57,55. Gegevens zijn gelezen via de OData-API van het CBS op 11 oktober 2026.

Voor werkelijke marktprijzen zijn er drie routes. U kunt een marktconsultatie houden en meerdere partijen om een indicatie vragen. U kunt gunningsstukken van vergelijkbare opdrachten bekijken op TenderNed, voor zover aanbestedende diensten die publiceren. En u kunt bij uw eigen inkoopafdeling opvragen wat u eerder betaalde. Gebruik de uitkomst als bandbreedte, niet als norm.

Het voorbeeld is fictief en bedoeld om de methode te tonen. Alle bedragen met een asterisk zijn aannames zonder bron en horen bij een denkbeeldig intern kaartportaal voor een gemeentelijke afdeling. Het is geen prijsindicatie van TechinFlow of van de markt.

De bouwprijs is in dit voorbeeld 36% van het totaal. Dat verhoudingsgetal volgt uit de aannames en is geen vuistregel. Verander een aanname en de verhouding verschuift: bij 10% onderhoud per jaar is het totaal € 305.400, bij 20% is het € 365.400. Vervang het uurtarief door uw eigen waarde en reken de bouw- en exitregels opnieuw door. Het uurtarief weegt mee, maar in dit voorbeeld bepalen de onderhoudsaanname en de eigen inzet samen 55% van de uitkomst.

TCO staat voor total cost of ownership: alle kosten van aanschaf, gebruik, onderhoud en einde van een product of dienst, opgeteld over de levensduur. De Aanbestedingswet 2012 kent het begrip levenscycluskosten en laat een aanbestedende dienst gunnen op laagste kosten berekend op die basis. Artikel 2.115a omschrijft die kosten zo:

kosten gedragen door de aanbestedende dienst of andere gebruikers, zoals kosten in verband met de verwerving, gebruikskosten, onderhoudskosten en kosten volgend uit het einde van de levenscyclus

Bron: Aanbestedingswet 2012, artikel 2.115a lid 1 onder a, wetten.overheid.nl, gelezen op 11 oktober 2026. Lid 2 verplicht de aanbestedende dienst om in de aanbestedingsstukken te vermelden welke gegevens inschrijvers moeten aanleveren en met welke methode de levenscycluskosten worden bepaald. Wie op levenscycluskosten wil gunnen, moet dus vooraf zeggen hoe die berekend worden.

Artikel 2.114 noemt drie wijzen om de economisch meest voordelige inschrijving vast te stellen: beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten, of laagste prijs. Het derde lid stelt de beste prijs-kwaliteitverhouding als uitgangspunt. Laat uw inkoopjurist toetsen welke gunningswijze past. Een uitgebreid overzicht van eisen bij een aanbesteding vindt u bij aanbesteding GIS-viewer: eisen; de principes gelden ook voor ander maatwerk.

Onderhoud is geen eenmalige post. Software die draait moet bijgewerkt worden voor beveiligingsmeldingen in onderliggende bibliotheken, voor wijzigingen in de systemen waarmee zij koppelt en voor nieuwe wensen. Een betrouwbare publieke norm voor het percentage per jaar vonden wij niet. In het rekenvoorbeeld staat daarom een aanname met gevoeligheidsanalyse, en dat is ook wat u van een leverancier mag vragen.

• Correctief onderhoud herstelt fouten die na oplevering opduiken. Leg vast welke garantieperiode geldt en wat daarbuiten gebeurt.
• Preventief onderhoud houdt de technische basis actueel, bijvoorbeeld bibliotheken, besturingssysteem en databaseversie.
• Aanpassend onderhoud volgt wijzigingen buiten de software, zoals een nieuwe versie van een basisregistratie of een gewijzigde API van een partner.
• Doorontwikkeling zijn nieuwe functies. Begroot ze apart van onderhoud, anders verdwijnt onderhoudsbudget in wensen.

Laat de leverancier de onderhoudsprijs opbouwen uit deze vier posten. Vraag ook hoe de overdracht aan een andere partij verloopt en welke documentatie bij oplevering hoort; dat bepaalt hoe duur een overstap wordt. Meer daarover bij vendor lock-in en exitstrategie en bij legacy-modernisering, waar onderhoud op verouderde software de kosten drijft.

Drie omstandigheden verschuiven het kostenbeeld sterker dan het uurtarief. Ten eerste de mate van onzekerheid: een proces dat nog moet worden uitgevonden kost meer iteraties dan een proces dat al op papier staat. Ten tweede het aantal partijen: een koppeling met een externe leverancier voegt wachttijd en afstemming toe die niet in bouwuren zit. Ten derde de eisen vanuit het publiekrecht: een gemeente die moet voldoen aan toegankelijkheids- en beveiligingskaders neemt testwerk en bewijsvoering mee dat een intern hulpmiddel van een commercieel bedrijf niet nodig heeft.

Een beheerst begin is een klein, afgebakend eerste traject. Daarmee leert u het tempo van het team kennen voordat u een groter budget vastlegt. Voor een eerste verkenning van de vraag en de architectuur is technologie- en softwareadvies bedoeld.